日程調整URLを送る文面｜LINE・Slack・メールの短文テンプレート
日程調整のURLを送るときに添える文面を、LINE、Slack、社外メール別に紹介。目的・所要時間・回答期限と○△×の説明を短く伝えます。
日程調整のURLだけが届いても、何の集まりで、いつまでに答えればよいか分かりません。目的・所要時間・回答期限を添えると、相手がリンクを開く前に判断できます。
メールほど長い挨拶がいらないチャットでも、この3点は残しましょう。
リンクに添える文面の基本形
[予定の目的]の日程調整をお願いします。
[開催方法]で[所要時間]を予定しています。
[回答期限・タイムゾーン]までに、
下記から各候補への回答をご入力ください。
[参加者用URL]
すべて難しい場合も、その旨をお知らせください。
入力例の日付やURLは、自分のものへ置き換えてください。URLは単独の行に置くと、文末の句読点まで誤ってコピーすることを避けやすくなります。
LINEで友人・サークルへ送る例文
来月の食事会の日程を決めたいので、
予定を教えてください！
場所は〇〇駅周辺、19〜21時ごろ、
予算は1人〇〇円くらいを考えています。
〇月〇日までに、候補ごとの○・△・×を入力してください。
[参加者用URL]
△のときは「20時以降なら参加可」など、
分かる範囲でコメントをお願いします。
どの日も難しい場合も、遠慮なく教えてください。
気軽な集まりでも、時間帯や予算が不明だと判断しにくくなります。会場が未定なら「〇〇駅周辺を予定」と、決定済みの情報と分けて書きます。
SlackやTeamsで社内へ送る例文
〇〇案件の進め方を確認する30分の会議です。
オンラインでの開催を予定しています。
〇月〇日 17:00（日本時間）までに、
下記から各候補への参加可否をご入力ください。
[参加者用URL]
○＝参加可能、△＝未定・条件付き、×＝参加不可です。
希望の一枠だけでなく、すべての候補に回答をお願いします。
メンションは参加対象に絞ります。関係のない大きなチャンネルへ投稿すると、不要な通知が増えるだけでなく、参加者名やコメントを見られる範囲も広がります。
社外へメールでURLを案内する例文
件名：〇〇のお打ち合わせ日程について
〇〇様
〇〇について、オンラインで60分ほど
お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。
よろしければ、〇月〇日までに
下記ページからご都合をお知らせいただけますと幸いです。
[参加者用URL]
外部ページの利用が難しい場合は、
本メールへの返信でも承ります。
その場合は候補日時を改めてお送りいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
相手の会社で外部サービスの利用が制限されている場合もあります。メールでの返信など、別の方法を残すと無理なく相談できます。目的から丁寧に伝える文面は社外打ち合わせの依頼例も参照してください。
かんたん候補日では、説明欄にも同じ前提を書く
作成画面の「説明・連絡事項」に、開催方法や所要時間を書いておくと、共有メッセージからページへ移動しても前提を確認できます。
実際の作成画面にサンプルを入力した例です。本文で案内する回答期限は、必要に応じて「詳細設定」側にも設定します。
参加者には、作成後に表示される参加者用URLを送ります。管理に使う画面のURLを、そのまま案内しないよう確認しましょう。基本操作はかんたん候補日の使い方で説明しています。
送信前に、リンクと公開範囲を確認する
参加者用URLを開いて、タイトル、候補日時、期限を確認します。URLを知る人に見られる前提で、個人情報や機密事項を説明・コメントへ書きすぎないことも大切です。
面接など、参加者同士を見せたくない予定を一つのページにまとめるのは避けましょう。未回答者への再案内には催促メッセージの例が使えます。