日程調整の催促メール｜いつ送る？角が立たない例文と確認の手順

日程調整の返信がないときに、期限前・期限後・急ぎの場合を分けて確認する方法と、そのまま使える催促メールの例文を紹介します。

返信がないときは？

返事がないと、もう一度連絡してよいか迷います。まず確認したいのは、相手に伝えた回答期限と、すでに届いている回答です。メールでは返事がなくても、回答ページには入力済みかもしれません。

催促の文面は長くする必要はありません。何の予定か、いつまでに、どこへ回答してほしいかを短くまとめましょう。

催促はいつ送る？期限と緊急度で考える

「必ず翌日に催促する」といった一律のルールはありません。社内で当日回答を合意している場合と、社外に初めて依頼した場合では、待てる時間が違います。

送る前に確認すること

• 宛先や共有URLは正しいか
• 回答ページや別のメールに返信が来ていないか
• 休暇・休業日を挟んでいないか
• 相手が答えられるだけの所要時間・開催形式を伝えたか
• 期限後も回答できる設定になっているか

かんたん候補日で回答期限を設定している場合、期限後は参加者による回答の追加・変更ができません。期限を延ばすなら、主催者側の設定も見直してから案内します。元の依頼が答えにくい場合は、回答を集めるための見直し方も参考にしてください。

期限が近いときの、短い確認メール

件名：【ご確認】お打ち合わせ日程のご回答について

〇〇様

先日ご案内したお打ち合わせの日程について、
念のため再度ご連絡いたしました。

下記ページから、ご参加可能な候補をすべて
お知らせいただけますと幸いです。
[参加者用URL]

回答期限：〇月〇日 17:00（日本時間）

すでにご回答いただいている場合は、
行き違いのご連絡となり申し訳ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。

件名は元のやりとりが分かる形にします。同じメールのスレッドで返信すると、相手も背景を確認しやすくなります。

期限を過ぎたときは、新しい期限を相談する

件名：お打ち合わせ日程の確認

〇〇様

先日の日程候補について、メールは届いておりますでしょうか。
会場手配の都合上、〇月〇日 12:00（日本時間）までに
ご都合をお知らせいただけますと助かります。

[参加者用URL]

上記までのご回答が難しい場合は、
確認できる時期だけでもお知らせください。
候補がすべて難しい場合も、その旨をご連絡いただければ
別の日程をご相談いたします。

「まだ回答がありません」と責めるより、必要な理由と次の行動を示します。期限を延長しただけで参加可能な候補が増えるわけではないので、候補自体もまだ有効か確認しましょう。

急ぎの場合と、グループへの再案内

急ぐ場合は、なぜその時刻までに必要なのかを一文で伝えます。「本日中に必ず」ではなく、「本日15時に予約人数を連絡するため、難しい場合も一言いただけると助かります」のように具体化します。

グループチャットでは、回答済みの人に再入力を求めないことも大切です。

未回答の方へ：〇〇会の日程調整は本日18時までです。
下記から各候補への○・△・×をご入力ください。
[参加者用URL]

回答済みの方は再入力不要です。ありがとうございます！

返事がないまま、参加扱いにしない

連絡がつかない場合は、必須参加者なのか、回答済みのメンバーで開催してよいのかを主催側で確認します。未回答を○や×へ勝手に置き換えると、後から認識がずれます。

回答が集まったら日程確定の連絡例へ進みましょう。なお、かんたん候補日の回答人数によるメール通知は主催者向けです。未回答者への催促メールが自動送信される機能ではありません。