社外打ち合わせの日程調整メール｜初回依頼・候補提示の例文

取引先や初めて連絡する相手へ送る、社外打ち合わせの日程調整メールを紹介。目的、所要時間、オンライン・訪問の違いと候補の出し方を整理します。

社外への依頼メール

社外との日程調整では、丁寧な挨拶を長く書くことより、会う目的と、相手に確認してほしいことを明確にすることが大切です。

初めて連絡する相手には、会うこと自体への了承も必要です。すでに打ち合わせを約束している相手とは、依頼の順序を変えましょう。

初回連絡と、合意済みの調整を分ける

紹介者や接点を実際には持たないのに、「〇〇様からご紹介いただき」と書いてはいけません。テンプレートは自分の経緯に置き換えて使います。

初めて打ち合わせを依頼するメール

件名：〇〇に関するお打ち合わせのご相談

〇〇株式会社
〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社〇〇の〇〇と申します。
[実際の連絡の経緯や、問い合わせた理由を簡潔に記載]

〇〇についてご相談したく、
オンラインで30分ほどお時間をいただくことは可能でしょうか。

差し支えなければ、下記の候補でご都合をお知らせください。
・〇月〇日 10:00〜10:30
・〇月〇日 14:00〜14:30
・〇月〇日 16:00〜16:30
※いずれも日本時間です。

難しい場合は、その旨をお知らせいただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

関係性や依頼内容によっては、最初のメールでは面談の可否だけを確認し、了承後に候補を送る方が自然です。

打ち合わせが決まっている取引先への候補提示

件名：〇〇のお打ち合わせ日程について

〇〇様

お世話になっております。〇〇の〇〇です。
先ほどご相談した〇〇のお打ち合わせについて、
下記の候補はいかがでしょうか。

・〇月〇日 10:00〜11:00
・〇月〇日 14:00〜15:00
・〇月〇日 16:00〜17:00
※いずれも日本時間、オンラインで60分を予定しています。

ご都合のよい候補をすべてお知らせください。
いずれも難しい場合は、翌週の候補を
2〜3件いただけますと幸いです。

〇月〇日までにご返信いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。

候補は相手が選べるよう日や時間帯を分けます。「午前中」など幅を持たせるなら、「9〜12時の間で60分」と、会議そのものの長さを併記してください。

訪問の場合は、場所と移動の余裕も確認する

対面では、同じ60分の打ち合わせでも前後の移動が必要です。自分の予定表が空いているだけで候補を出さず、移動時間も確保しましょう。

文面には「貴社〇〇オフィスへ、弊社2名で伺う想定です。場所が異なる場合はお知らせください」のように、人数と訪問先を確認する一文を添えます。受付方法は確定連絡でまとめます。

候補を文章に整えてから、目的や期限を補う

日程調整の依頼文作成ツールでは、候補日時を1行ずつ入力し、文章のトーンを選ぶと依頼文が作れます。

画像を拡大する（新しいタブ）

サンプルの候補日時を使った画面です。コピー後に、相手の名前・打ち合わせの目的・所要時間・回答期限を補ってください。

ツールは入力内容を定型文へ当てはめます。日付の妥当性や相手への適切さを自動判断するものではないため、送信前の確認は必要です。

URLで回答してもらう場合の注意

複数人の回答をまとめたい場合は、共有URLを送る文面が使えます。ただし、相手の会社が外部ツールの利用を認めているかにも配慮し、メールで回答する方法を残してください。

返信が来たら、希望日時と確定日時を混同せず、必要な参加者と確認します。対応する文面は日程調整への返信例へ進んでください。