日程確定メールの例文｜日時・場所・会議URLを漏れなく伝える

日程調整が終わった後の確定メールを、オンライン・対面・懇親会の例文で紹介。参加者用URLと当日の会議URLの違い、送信前の確認点もまとめます。

日程確定の連絡メール

日程が決まったら、「その日でお願いします」だけで終わらせず、確定した日時と当日の参加方法を一通にまとめます。相手が前のメールを探し直さなくても参加できる状態にしましょう。

回答ページに○が多く集まっただけでは、日程の確定ではありません。必須参加者や△の条件、会場の空きを確認してから確定連絡を送ります。

確定メールに入れる情報

オンラインなら接続先、対面なら入館方法まで考えると、当日の問い合わせを減らせます。未確定の情報は、いつ案内するかも書きます。

オンライン打ち合わせの確定メール

件名：【日程確定】〇〇のお打ち合わせ

〇〇様

日程調整にご協力いただき、ありがとうございます。
以下のとおり確定いたしましたので、ご案内いたします。

日時：〇月〇日 14:00〜15:00（日本時間）
開催方法：オンライン
当日の会議URL：[当日の会議URL]
内容：〇〇についてのご相談

事前に添付の資料をご確認いただけますと幸いです。
当日の接続に問題がありましたら、
本メールへの返信でお知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

会議URLをまだ作っていない場合は、「前日までに別途ご案内します」など実際に対応できる時点を伝えます。存在しないリンクを仮で貼らないようにしましょう。

対面の打ち合わせでは、受付方法も添える

件名：【日程確定】〇月〇日のお打ち合わせ

〇〇様

お打ち合わせを下記のとおりお願いいたします。

日時：〇月〇日 10:00〜11:00（日本時間）
場所：〇〇ビル 3階 会議室A
住所：[会場の住所]
受付：1階受付で「〇〇との打ち合わせ」とお伝えください

当日は〇〇の資料をお持ちいただけますと幸いです。
遅れる場合は、[連絡先]へご連絡ください。

お越しいただくこととなり恐縮ですが、
どうぞよろしくお願いいたします。

部屋や受付方法は、利用できることを確認した情報だけを書きます。「予定」と「予約済み」を混同しないことが大切です。

懇親会・飲み会の確定メッセージ

日程調整ありがとうございました！
〇〇会は、下記の内容で開催します。

日時：〇月〇日 19:00〜21:00
お店：〇〇
場所：[住所または地図URL]
会費：1人〇〇円を予定
集合：18:55にお店の入口

人数変更がある方は、〇月〇日〇時までに
幹事へご連絡ください。
※変更期限はお店に確認した条件に合わせてご案内しています。

費用、コース、キャンセル条件は店舗へ確認してから案内します。予約人数に△の人を含める場合も、本人の了承が必要です。準備の流れは飲み会の日程調整ガイドにまとめています。

回答用URLと当日の会議URLは別のもの

かんたん候補日の参加者用URLは、候補日時への回答と確認に使うページです。オンライン会議へ接続するURLではありません。

確定連絡では「回答はこちら」「当日の参加はこちら」を混ぜないようにします。日程を決めただけで、参加者全員のカレンダーに自動登録されたと考えないでください。必要なら、普段使っているカレンダーで招待を別途送ります。

送信前と送信後のチェック

送る前に、曜日と日付、終了時刻、タイムゾーン、会場・接続先、宛先を照合します。複数候補を残したまま「確定」と書かないよう、確定した一枠を明示しましょう。

送信後に変更が必要になった場合は、前の連絡を黙って書き換えるのではなく、日程変更メールで変更点を伝えます。まだ回答が足りない段階なら、まず未回答者への確認を行ってください。