日程調整メールへの返信例文｜承諾・別候補・回答保留

日程調整メールへの返信を4つの場面に分けて紹介。候補を選ぶ、複数の日で参加できる、全候補が難しい、予定を確認中の場合に使える例文と、送信前の確認項目をまとめました。

候補日を受け取ったら、まず参加できる日時を具体的に伝える。どれも難しいなら別候補を出し、まだ判断できないなら回答できる時期を伝えます。丁寧な表現を重ねるより、相手が次に何をすればよいか分かる返信にしましょう。

以下は編集して使える4つの例文です。〇で示した社名・氏名・日付・曜日などは、ご自身の状況に置き換えてください。日時を調整中の返信と、日程が確定した後の返信も区別しておくと安心です。

1. 候補日の中から一つを希望する場合

相手から候補を選ぶよう依頼されたら、日付と開始・終了時刻をもう一度書きます。「2つ目でお願いします」だけでは、メールをさかのぼらないと日時が分かりません。

件名：Re: お打ち合わせ日程のご相談

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。株式会社△△の△△です。
候補日時をご提示いただき、ありがとうございます。

〇月〇日（〇）14:00〜15:00を希望いたします。
こちらの日時でご調整いただけますでしょうか。

どうぞよろしくお願いいたします。

この段階では、ほかの参加者との調整が残っている可能性があります。希望日を送っただけで確定したとは限りません。主催者からの確定連絡も確認してください。

すでに「この日時で確定します」と連絡を受けている場合は、希望ではなく承諾として、次のように短く返せます。

日程確定のご連絡をありがとうございます。
〇月〇日（〇）14:00〜15:00、承知いたしました。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。

2. 複数の候補日で参加できる場合

参加できる日時をすべて並べると、相手がほかの参加者の予定と照らし合わせられます。第一希望があれば、「ほかの日も参加可能」と分かる形で添えます。

候補日時をご連絡いただき、ありがとうございます。
下記の日時で参加可能です。

・〇月〇日（〇）10:00〜11:00
・〇月〇日（〇）15:00〜16:00

可能でしたら、〇月〇日（〇）10:00〜11:00を
希望いたしますが、どちらでも参加できます。

ほかの皆様のご都合に合わせてご調整ください。
よろしくお願いいたします。

「どの日でも大丈夫です」と伝える場合も、どの候補一覧について話しているかが分かるようにします。メールの往復で候補が変わっているときは、日時を書き直す方が確実です。

3. どの候補日も難しく、別の日を提案する場合

都合がつかないことを簡潔に伝え、自分が参加できる日時を2〜3件ほど添えます。これは会うこと自体を断る文面ではなく、日程を再調整するための返信です。

候補日時をご提示いただき、ありがとうございます。

申し訳ございませんが、いただいた候補は
いずれも都合がつかない状況です。

下記の日時でしたら参加可能ですが、
ご都合はいかがでしょうか。

・〇月〇日（〇）10:00〜11:00
・〇月〇日（〇）14:00〜15:00
・〇月〇日（〇）16:00〜17:00

お手数をおかけしますが、ご確認をお願いいたします。

午前や午後に幅があるなら、「14:00〜17:00の間で60分」のように書きます。「終日」とだけ書くと、早朝や夜も含むのかが曖昧になるため、対応できる時間帯を示しましょう。

相手が遠方にいる場合は、タイムゾーンも確認します。「日本時間で」「すべてJST」のように、どの地域の時刻かを添えると読み違いを避けやすくなります。

4. 予定を確認中で、まだ回答できない場合

すぐに決められなくても、確認中であることと次に返事をする日を伝えれば、相手は待つ期間を把握できます。

候補日時をご連絡いただき、ありがとうございます。

現在、社内予定を確認しております。
〇月〇日（〇）17:00までに、改めて
参加可能な日時をご連絡いたします。

お待たせして恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

提示された回答期限に間に合わない場合は、「〇日までお待ちいただくことは可能でしょうか」と期限の延長を相談します。返事をすると伝えた日になっても未確定なら、その時点の状況を改めて知らせてください。

返信前に確認したいこと

日付・曜日・開始時刻・終了時刻は一致しているか
希望を出している段階か、確定への承諾かが分かるか
相手から「参加できる候補をすべて」と求められていないか
オンライン・訪問などの実施方法を確認したか
相手と地域が異なる場合、タイムゾーンを書いたか
例文の〇〇や不要な候補を置き換えたか

会議URLや訪問場所がまだ決まっていない場合は、確認を一文添えても構いません。ただし、すでに相手が案内すると書いているなら、重ねて尋ねる必要はありません。

回答用URLが届いているときは、指定された場所へ回答する

日程調整ページのURLが案内されているなら、主催者の指定に従ってそこで回答します。メールだけで候補を返すと、主催者がページへ転記する手間が生じます。ページを開けないなどの事情があるときは、その旨を伝えましょう。

かんたん候補日の回答ページでは、ログインせずに名前と各候補への○・△・×を入力できます。自分が主催者として複数人へ候補日を聞くときも、同じ形で回答をまとめられます。

主催する側の依頼文は日程調整メールの例文集、回答の取りまとめ方は複数人の日程調整の手順を参考にしてください。