5人に候補日を送ったら、メールで2人、チャットで2人、口頭で1人から返事が来た。回答はそろっているのに、どの日に集まれるか確認するところで手間がかかる——複数人の調整では、こんな状況が起こります。
まず決めたいのは、誰の参加が必要か、回答をどこへ集めるか、どの基準で日程を選ぶかの3点です。ツールを使う場合も、この方針を先にそろえておくと判断に迷いにくくなります。
1. 目的と開催条件を決める
候補日を聞く前に、次の条件を一度書き出します。
- 目的：何を話す、何を決める集まりか
- 所要時間：30分、60分など
- 形式：オンライン、対面、併用のいずれか
- 開催期間：いつからいつまでに開きたいか
- 制約：会議室や店舗の予約、資料の準備など
「来週のどこかで打ち合わせ」より、「来週、オンラインで30分、企画の方針を決めたい」と伝える方が、参加者も空き時間を確認しやすくなります。
2. 必須参加者と、日程の決定基準を決める
意思決定者や説明担当者が欠席すると成立しない会議なら、その人が参加できる候補を優先します。歓迎会なら、単に人数が多い日ではなく、主賓が参加できることが前提です。
| 集まり | 日程を選ぶ基準の例 |
|---|---|
| 意思決定の会議 | 決裁者と提案者が参加できる |
| 情報共有会 | 発表者が参加でき、その中で参加人数が多い |
| 歓迎会 | 主賓が参加でき、その中で参加人数が多い |
| 任意参加の懇親会 | 参加可能人数が多い |
全員参加が必須なら、その条件を最初に明記します。○が多い日を選ぶことと、会議が成立する日を選ぶことは同じではありません。
3. 候補日時を絞って提示する
最初は3〜5件程度を目安に、曜日や時間帯を分けて候補を出します。この数に絶対的な正解があるわけではなく、開催できる期間や参加者の条件に応じて調整します。
必須参加者の都合が分かるなら、先に確認してから候補を全員へ送ります。ただし、自分のカレンダーに空きがあるだけで、他の参加者も空いていると判断しないようにしましょう。
候補の具体的な選び方は日程調整の候補日は何個出す？で説明しています。
同じ日の午前・午後を別々に聞きたい場合は、30分・1時間の候補を作る手順で、開始・終了時刻を指定した日程調整を作れます。
回答先のツールをまだ決めていない場合は、無料・登録不要の日程調整ツールの比較で、時間指定と管理方法を確認できます。
4. 回答先と○・△・×の意味をそろえる
回答先を一つにし、参加できる候補をすべて答えてもらいます。「第一希望だけ」の回答だと、ほかの日でも参加可能なのかが分かりません。
- ○：その時間で参加できる
- △：条件付き、または予定の確認が必要
- ×：参加できない
△を使うときは、「15時以降なら可」「別の予定を確認中、明日回答できる」など、条件をコメントで書いてもらいます。△を、確認せず○として数えないことが大切です。
たとえば、必須参加者が「前半30分のみ参加可」と回答していたら、その時間で議題を扱えるか確認します。対応できなければ、ほかの候補へ進みます。
5. 回答期限を伝え、未回答者へ確認する
「お時間のあるときに」ではなく、日付と時刻で期限を伝えます。予約などの事情があるなら、理由も添えてください。
企画会議の日程調整をお願いします。
オンラインで60分を予定しています。
下記URLから、各候補日時への
○・△・×をご入力ください。
△の場合は条件をコメントにお願いします。
回答URL：［参加者用のURL］
回答期限：〇月〇日（〇）17:00
今回は企画担当者が参加できる日を優先し、
その中で参加人数が多い日時に決めます。
角括弧や〇の箇所は送信前に置き換えます。回答がない人には、まず依頼が届いているか確認しましょう。未回答は「欠席」や「いつでも参加可」とは限りません。
6. 回答を確認し、確定日時を全員へ知らせる
集計では、最初に必須参加者の回答、次に参加可能人数、最後に△の条件を確認します。同じ条件の候補が複数あるなら、会議室の空きや準備期間なども踏まえて選びます。
日程を選んだら、候補一覧だけを残して終わりにせず、確定した日時を別途知らせます。
ご回答ありがとうございました。
企画会議は下記の日時で実施します。
日時：〇月〇日（〇）14:00〜15:00
形式：オンライン
会議URL：［当日の会議URL］
ほかの候補日時の仮押さえは解除してください。
参加が難しくなった場合は、主催者までご連絡ください。
日程調整の回答用URLと、当日使うオンライン会議のURLは別のものです。確定連絡では、参加に必要な場所やURLを改めて伝えます。
具体例：5人・候補日3つの回答から、会議の日程を決める
ここでは、Aさんが必須参加者の企画会議を考えます。以下は説明用の架空の回答で、実際の利用者の予定ではありません。候補は9月15日・16日・17日の各14:00〜15:00です。
かんたん候補日の回答画面に、サンプルの回答を表示しています。回答数が多い日でも、必須参加者の都合は別に確認します。
| 回答者 | 9月15日 | 9月16日 | 9月17日 |
|---|---|---|---|
| Aさん（必須） | × | ○ | ○ |
| Bさん | ○ | △ | × |
| Cさん | ○ | ○ | ○ |
| Dさん | ○ | ○ | △ |
| Eさん | ○ | × | × |
| ○の人数 | 4人 | 3人 | 2人 |
Bさんは「16日は14:30から参加できます」とコメントしています。この場合は、次の順番で判断します。
- 15日は候補から外す。 ○は4人で最多ですが、必須参加者のAさんが出られないためです。
- 16日を第一候補にする。 Aさんが出られ、17日より○の人数が多い日です。Bさんの途中参加で会議が成立するか、議題と所要時間を確認します。
- 欠席者への共有方法を決めてから確定する。 全員参加が条件でなければ、Eさんへの議事録共有などを決めて16日14:00〜15:00で連絡します。Bさんが最初から必要なら、このまま確定せず、新しい時間で再調整します。
画面上で○が最多の行が強調されても、それだけで会議に適した日が決まるわけではありません。全員参加が必須なら、この回答では未確定です。△の条件を確かめたうえで、候補日時の変更を検討します。
全員が参加できる候補がなかったら
候補を無制限に増やす前に、どの条件で合わないのかを確かめます。
- △の条件を確認する。開始を30分動かせば参加できる場合もあります。
- 開催期間を広げられるか確認する。今週が難しければ翌週も候補にします。
- 全員参加が必要かを再検討する。必要でない場合は、欠席者への共有方法も決めます。
全員参加が必須なら、欠席者がいる日を勝手に確定しないでください。期限内に決まらなければ、条件の変更や延期を関係者と相談します。
かんたん候補日で回答を一つのページにまとめる
かんたん候補日では、主催者が候補日時を選び、参加者用URLを共有できます。参加者はログインせず、名前と各候補への○・△・×、必要に応じてコメントを入力します。
主催者がGoogleでログインし、回答予定人数を設定すると、その人数分の回答が集まった時点でメール通知を受け取れます。ただし、人数がそろったことと、必須参加者の回答がそろったことは別です。最終的には回答一覧を確認し、主催者が日程を決めて連絡します。
