複数人の日程調整を進める6ステップ｜候補日・期限・決め方

複数人の日程調整を、必須参加者の確認から候補の提示、○△×の集計、日程の確定まで6ステップで解説。回答依頼の例文と、全員の予定が合わないときの考え方も紹介します。

複数人の○△×を一枚の回答ボードで見比べるイラスト

5人に候補日を送ったら、メールで2人、チャットで2人、口頭で1人から返事が来た。回答はそろっているのに、どの日に集まれるか確認するところで手間がかかる——複数人の調整では、こんな状況が起こります。

まず決めたいのは、誰の参加が必要か、回答をどこへ集めるか、どの基準で日程を選ぶかの3点です。ツールを使う場合も、この方針を先にそろえておくと判断に迷いにくくなります。

1. 目的と開催条件を決める

候補日を聞く前に、次の条件を一度書き出します。

  • 目的：何を話す、何を決める集まりか
  • 所要時間：30分、60分など
  • 形式：オンライン、対面、併用のいずれか
  • 開催期間：いつからいつまでに開きたいか
  • 制約：会議室や店舗の予約、資料の準備など

「来週のどこかで打ち合わせ」より、「来週、オンラインで30分、企画の方針を決めたい」と伝える方が、参加者も空き時間を確認しやすくなります。

2. 必須参加者と、日程の決定基準を決める

意思決定者や説明担当者が欠席すると成立しない会議なら、その人が参加できる候補を優先します。歓迎会なら、単に人数が多い日ではなく、主賓が参加できることが前提です。

集まり日程を選ぶ基準の例
意思決定の会議決裁者と提案者が参加できる
情報共有会発表者が参加でき、その中で参加人数が多い
歓迎会主賓が参加でき、その中で参加人数が多い
任意参加の懇親会参加可能人数が多い

全員参加が必須なら、その条件を最初に明記します。○が多い日を選ぶことと、会議が成立する日を選ぶことは同じではありません。

3. 候補日時を絞って提示する

最初は3〜5件程度を目安に、曜日や時間帯を分けて候補を出します。この数に絶対的な正解があるわけではなく、開催できる期間や参加者の条件に応じて調整します。

必須参加者の都合が分かるなら、先に確認してから候補を全員へ送ります。ただし、自分のカレンダーに空きがあるだけで、他の参加者も空いていると判断しないようにしましょう。

候補の具体的な選び方は日程調整の候補日は何個出す？で説明しています。

4. 回答先と○・△・×の意味をそろえる

回答先を一つにし、参加できる候補をすべて答えてもらいます。「第一希望だけ」の回答だと、ほかの日でも参加可能なのかが分かりません。

  • ○：その時間で参加できる
  • △：条件付き、または予定の確認が必要
  • ×：参加できない

△を使うときは、「15時以降なら可」「別の予定を確認中、明日回答できる」など、条件をコメントで書いてもらいます。△を、確認せず○として数えないことが大切です。

たとえば、必須参加者が「前半30分のみ参加可」と回答していたら、その時間で議題を扱えるか確認します。対応できなければ、ほかの候補へ進みます。

5. 回答期限を伝え、未回答者へ確認する

「お時間のあるときに」ではなく、日付と時刻で期限を伝えます。予約などの事情があるなら、理由も添えてください。

企画会議の日程調整をお願いします。
オンラインで60分を予定しています。

下記URLから、各候補日時への
○・△・×をご入力ください。
△の場合は条件をコメントにお願いします。

回答URL：［参加者用のURL］
回答期限：〇月〇日（〇）17:00

今回は企画担当者が参加できる日を優先し、
その中で参加人数が多い日時に決めます。

角括弧や〇の箇所は送信前に置き換えます。回答がない人には、まず依頼が届いているか確認しましょう。未回答は「欠席」や「いつでも参加可」とは限りません。

6. 回答を確認し、確定日時を全員へ知らせる

集計では、最初に必須参加者の回答、次に参加可能人数、最後に△の条件を確認します。同じ条件の候補が複数あるなら、会議室の空きや準備期間なども踏まえて選びます。

日程を選んだら、候補一覧だけを残して終わりにせず、確定した日時を別途知らせます。

ご回答ありがとうございました。
企画会議は下記の日時で実施します。

日時：〇月〇日（〇）14:00〜15:00
形式：オンライン
会議URL：［当日の会議URL］

ほかの候補日時の仮押さえは解除してください。
参加が難しくなった場合は、主催者までご連絡ください。

日程調整の回答用URLと、当日使うオンライン会議のURLは別のものです。確定連絡では、参加に必要な場所やURLを改めて伝えます。

全員が参加できる候補がなかったら

候補を無制限に増やす前に、どの条件で合わないのかを確かめます。

  1. △の条件を確認する。開始を30分動かせば参加できる場合もあります。
  2. 開催期間を広げられるか確認する。今週が難しければ翌週も候補にします。
  3. 全員参加が必要かを再検討する。必要でない場合は、欠席者への共有方法も決めます。

全員参加が必須なら、欠席者がいる日を勝手に確定しないでください。期限内に決まらなければ、条件の変更や延期を関係者と相談します。

かんたん候補日で回答を一つのページにまとめる

かんたん候補日では、主催者が候補日時を選び、参加者用URLを共有できます。参加者はログインせず、名前と各候補への○・△・×、必要に応じてコメントを入力します。

主催者がGoogleでログインし、回答予定人数を設定すると、その人数分の回答が集まった時点でメール通知を受け取れます。ただし、人数がそろったことと、必須参加者の回答がそろったことは別です。最終的には回答一覧を確認し、主催者が日程を決めて連絡します。

かんたん候補日の使い方を見る