面接の日程調整メール｜採用担当・応募者それぞれの例文

面接の日程調整メールを、採用担当者からの依頼・応募者の返信・再調整に分けて紹介。所要時間、選考段階、オンライン接続先、個人情報の扱いも確認できます。

面接の調整では、日時だけでなく、選考段階・所要時間・開催方法を伝えます。応募者が予定を確保するにも、面接官が準備するにも必要な情報です。

採用担当者と応募者のどちらから送る場合も、候補への回答と最終的な確定を分けて書きましょう。

採用担当者が候補を送る前の確認

面接官が参加できる時間と、面接の長さ
一次面接・最終面接などの選考段階
オンラインか対面か、会場はどこか
応募者に準備してほしいこと
回答期限と、当日の連絡先

面接の直前・直後に別の面接を詰める場合は、入退室や記録の時間も見込んでおきます。候補時刻は実際に確保できるものだけを案内してください。

採用担当者から送る日程調整メール

件名：【株式会社〇〇】一次面接の日程調整について

〇〇様

株式会社〇〇 採用担当の〇〇です。
このたびは弊社求人へご応募いただき、ありがとうございます。

一次面接をオンラインで60分程度予定しております。
下記の候補から、ご都合のよい日時をすべて
お知らせいただけますでしょうか。

・〇月〇日 10:00〜11:00
・〇月〇日 14:00〜15:00
・〇月〇日 16:00〜17:00
※いずれも日本時間です。

いずれも難しい場合は、別の候補を2〜3件お知らせください。
〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。

日時が確定しましたら、当日の接続先と
準備事項を改めてご案内いたします。

案内が遅くなったからといって、応募者へ極端に短い回答期限を一方的に設けないよう配慮します。

応募者が、提示された候補に返信する例文

件名：Re: 一次面接の日程調整について

株式会社〇〇
採用ご担当者様

面接のご案内をいただき、ありがとうございます。
〇〇と申します。

下記の日時で参加可能です。
・〇月〇日 10:00〜11:00
・〇月〇日 14:00〜15:00
※いずれも日本時間です。

上記のいずれかでご調整いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

相手から確定の連絡が来るまでは、候補への回答です。自分だけで一枠を確定したことにしないようにします。メールの件名は、指定がなければ元のスレッドを保つとやりとりを追いやすくなります。

提示された候補がすべて難しい場合

謝罪を何度も重ねるより、対応できる日時を具体的に示します。幅のある時間帯を出すなら、所要時間を明記してください。

ご提示いただいた候補は、あいにく都合がつかず、
下記の時間帯で再度ご検討いただけますでしょうか。

・〇月〇日 10:00〜12:00の間で60分
・〇月〇日 14:00〜17:00の間で60分
・〇月〇日 15:00〜17:00の間で60分
※日本時間

お手数をおかけいたしますが、
ご調整いただけますと幸いです。

確定後に変更をお願いするときは、元の日時も書きます。日程変更の例文を使い、直前であれば到達確認も行ってください。

共有ページでは、応募者同士の情報を混ぜない

かんたん候補日のような参加者用URLを使う場合、別々の応募者を一つの回答ページへ招待しないでください。参加者名や回答・コメントを、お互いに見られる可能性があります。

利用するなら応募者ごとにページを分け、応募書類、個人の電話番号、選考評価などは説明欄やコメントへ載せません。社内の採用ルールに沿う方法を優先し、機密性が必要な連絡は承認された採用システムや個別メールで行います。

「回答の編集を本人だけにする」設定は、回答の閲覧範囲を応募者別に分離する機能ではありません。

確定後は、当日の情報をまとめて送る

日程確定メールに、日時、面接時間、接続先または会場、準備物、連絡先をまとめます。複数の面接を同日に行う場合は、各面接の時刻と間の休憩も区別しましょう。

応募者側も、届いた日時とタイムゾーンを確認し、不明点は当日を待たずに問い合わせます。候補を返した後の確定連絡まで確認することで、予定の行き違いを防げます。